Správa času - odborné poradenstvo

Povieme vám o najužitočnejších nástrojoch na prácu s kalendárom, ktoré opísal Daniel Browne - autor "Zdroje energie".

Zásada Pareto uvádza, že prácavyplňte celý čas určený na to. Kalendár je nástroj na časové rozvrhnutie, čo vám umožní efektívne zvládnuť akúkoľvek prácu alebo projekt, na ktorom pracujete. Neplánovaný čas, s najväčšou pravdepodobnosťou, bude obsadený prácou. Použite nasledujúce pravidlá, ktoré vám pomôžu používať kalendár:

1. Kalendár by mal predstavovať skutočný obraz toho, ako využijete svoj čas.

Malo by sa naplánovať všetko, čo je pre vás dôležité a musíte urobiť. Výnimku môžeme urobiť iba pre malé úlohy, ktoré strávite menej ako pätnásť minút.

2. Urobte si čas na definovanie plánov pre konkrétne dni a týždne.

Podrobné plánovanie vám pomôže ušetriťZamerajte sa na to, čo robíte v konkrétnom okamihu, a nehajte sa z plánu. Najlepšie je naplánovať deň vopred v predošlej noci, keď ste dokončili svoju prácu a mali by ste predstaviť, čo sa má previesť na zajtra. Plánovanie alebo úprava ráno sa odporúča len vtedy, keď v noci prídete s kreatívnym nápadom alebo si spomeniete na naliehavú záležitosť.

3. Zbavte sa zoznamu úloh.

Po napísaní všetkého čo potrebujete urobiť na papieri, vyuvoľnite si hlavu, ale problém je, že vo vašom zozname prípadov nebudete obmedzené na konkrétne termíny a v dôsledku toho nebudete vedieť, kedy ich budete môcť naplniť.

4. Použite upozornenia na úlohy, ktoré sú pevne spojené s časom.

Ak máte čo robiťv určitom čase zapnite výstrahu alebo signál, ktorý im pripomína. Napriek tomu, že upozornenia pomáhajú zachovať zmysel pre čas, je lepšie ich nepoužívať v prípadoch, ktoré nie sú časovo viazané, pretože ak sa pripomienky príjmu príliš často, jednoducho ich prestanete reagovať.

5. Naplánujte riešenie pre úlohy s flexibilnými lehotami.

Zvyčajne veci, ktoré nevyžadujú, abyzapísané v určitom čase, zapísané na zoznamy, často o nich zabudnuté alebo prenesené na ďalší deň. Ak ich zahrniete do svojho plánu, zvyšujete pravdepodobnosť ich riešenia. Vezmite ich na čas, kedy budete s najväčšou pravdepodobnosťou schopní ich vyriešiť.

6. Vytvorte kalendár svojho najlepšieho priateľa.

Aj keď používate elektronický denníknastavte upozornenia, mali by ste z času na čas postupovať podľa svojho kalendára. To vám umožní získať predstavu o nadchádzajúcom dni. Kalendár musíte zobraziť aspoň dvakrát denne. Najlepšie zo všetkého, ak sa na to pozriete vždy, keď dokončíte ďalšiu vec. Vymažte dokončené prípady alebo ich označte farebne, aby ste videli, že práce na nich sú dokončené.

7. Rozdelte veľké úlohy na menšie a plánujte ich riešenie.

Často pri práci na veľkých projektochZdá sa, že nie je potrebné plánovať nič, pretože už je známe, čo robiť v najbližších dňoch alebo týždňoch. Avšak, ak nie sú organizované, potom hrubú predstavu o tom, čo robíte, a približný dátum udrieť na vašu produktivitu, rovnako ako absencia časového rámca v pláne ťa zbaviť pocitu naliehavosti. Nezostávajte z dráhy vám pomôže rozdeliť projekt na čiastkové úlohy a naplánovať riešenia pre každý z nich v kalendári.

8. Nezabudnite zabezpečiť prestávky medzi jednotlivými prípadmi.

Hlavný úskok v plánovaní -nedostatok realizmu. Pri plánovaní úloh bez toho, aby ste museli brať do úvahy rozptýlenie alebo prestávky potrebné na prechod na ďalší prípad, riskujete, že stratíte zameranie, vyradíte sa z plánu a čelíte potrebe dohoniť zvyšok času. Postupom času si začnete myslieť, že plánovanie nefunguje a vy sa vzdáte myšlienky zabezpečiť produktivitu. Ak poskytnete odpočinok, prestávku na obed, čas na cestu a rozptýlenie, získate realistický obraz o tom, čo musíte urobiť a na čo budete tráviť čas, čo znamená, že môžete plánovať svoj deň efektívnejšie.

9. Naplánujte si čas na prípravu hovorov a nadchádzajúcich stretnutí.

Museli ste byť na stretnutí neskoropretože ste neposkytli dostatok času na cestu a vzhľad závesu. Plánovaním času na prípravu vo svojom kalendári sa zbavíte stresu, ak stačí zistiť trasu alebo vyhľadať telefónne číslo tesne pred vychádzaním, keď potrebujete zavolať zákazníka. Plánovanie času na cestu, zistite presný čas prepravy a poskytnite príležitosť zachytiť šálku kávy pozdĺž cesty.

10. Naplánujte si počas dňa nepredvídané úlohy a okolnosti.

Ako často sa vaše veci pokazia? Každý deň, raz týždenne? Poskytnite svojmu plánu čas na nepredvídané okolnosti a ak sa nezobrazia, vždy ho môžete použiť na vykonanie inej práce. Analyzujte, koľko času počas dňa prechádza na neplánované hovory alebo prestávky a naplánujte si to vo svojom rozvrhu. S najväčšou pravdepodobnosťou najprv budete preceňovať alebo podceňovať čas, ktorý potrebujete, ale so skúsenosťami sa zvýši presnosť vášho odhadu.

11. Rozvíjajte zvyk plánovania.

Akonáhle máte novú úlohu, ihneďTaktiež dajte to do plánu. Ak z nejakého dôvodu to nie je možné, vezmite si poznámku do poznámkového bloku, smartfónu, tabletu alebo akéhokoľvek iného zariadenia, ktoré používate. Okamžité zadanie úlohy do cestovného poriadku najprv eliminuje potrebu pamätať si, čo potrebujete urobiť, a po druhé vylučuje možnosť, že zostane nevyriešená.

Ak budete musieť pravidelne sledovaťpožaduje alebo usporadúva stretnutia, zabezpečí ich v kalendárnom čase na týždeň a potom jednoducho pridá položky do zadaného intervalu. V elektronickom kalendári, napríklad v programe Outlook, môžete tieto položky umiestniť do sekcie poznámok. V denníku papiera, kde nie je miesto pre všetky položky, môžete ich nakresliť ako samostatný zoznam viazaný na daný časový úsek.

12. Použite iba jeden kalendár na plánovanie prác a na všetky ostatné problémy.

Pokiaľ ide o váš život, medzi prácou avoľný čas by sa nemal rozdeliť. Tieto oblasti vášho života sú odrazom toho, ako spravujete svoj čas. Použitím dvoch kalendárov rozptýlite svoju pozornosť a sťažte kontrolu času.

13. Použite bunkovú metódu.

Jeho princíp je rozdeliťdeň počas niekoľkých veľkých časových intervalov. Maximálna účinnosť je zabezpečená segmentmi, ktoré nie sú kratšie ako hodinu a pol. Počet týchto buniek sa môže pohybovať od troch do šiestich. Najjednoduchší je deň pozostávajúci z troch buniek zodpovedajúcich rannému, popoludňajšiemu a večernému obdobiu.

Časové intervaly - nie ten druhý, pretože bloky úspechy, alebo v čase, keď ste sa bude zaoberať najdôležitejších vecí.

Jedna bunka nepredpokladá, že jelen jedna pracovná úloha. Pre toto obdobie môžete naplánovať ľubovoľný počet prípadov. Napríklad, ak je veľkosť rannej bunky tri hodiny, môžete naplánovať štyri 15-minútové a dvojhodinové úlohy. Skombinujte niekoľko malých úloh na 30-minútové bloky alebo ešte lepšie ich vložte do hodín hodín.

Cítite zaneprázdnenýmalé úlohy a veľké bloky prispievajú k tvorbe premyslených plánov a dávajú dojem, že sme dosiahli náš cieľ. Pokúste sa nevyplňovať bunky rutinnými alebo neproduktívnymi úlohami. Ak potrebujete veľa času na administratívne záležitosti, vytvorte pre nich samostatnú bunku. Musíte byť produktívni, nie zaneprázdnení. A nezabudnite zhrnúť koniec každého intervalu.

Štruktúra buniek vám pomôže čo najefektívnejšie využiť čas pridelený plánovaným prípadom. V bunke by ste mali urobiť niečo, čo je pre vás skutočne dôležité.

• 
  bunka alebo večer na relaxáciu;


• 
  bunka alebo dátum pre dátum;


• 
  bunka alebo večer určený na osobný rast alebo učenie;


• 
  bunka alebo večer venovaný deťom a rodine;


• 
  bunka na komunikáciu;


• 
  bunka pre prácu neskoro;


• 
  bunka na chodenie do kina;


• 
  bunka na výcvik.

14. Použite svoj voľný čas múdro.

Pri pohľade na bunky získate predstavu o tomkoľko máte voľný čas. Každý z piatich pracovných večerov vám ponúka tri až šesť hodín voľného času. Je to pätnásť až tridsať hodín týždenne. Môžete ich stráviť na čomkoľvek: oddýchnuť, spoločenstiev s rodinou a deťmi, večerať v reštaurácii, ísť do kina. Ak k nim pridáte víkend (to je ďalších tridsaťšesť hodín alebo ďalších šesť dvanásť buniek), dostanete od päťdesiat až sedemdesiatšesť hodín voľného času za týždeň! To je čas na realizáciu rôznych projektov - napríklad naučiť sa cudzí jazyk, písať knihu atď.

Použite tieto tipy a budete môcťvýrazne zvýšiť ich produktivitu, udržať pokoj v duši, jednoduchšie ovládať ich život a získať viac voľného času pre seba a svojich blízkych!